Sachverhalt:

 

In der 45. Sitzung des Gemeinderates am 07.12.2017 wurde hinsichtlich des Beitritts zu einem noch zu gründenden Archivpflegeverein folgender Beschluss gefasst:

„Die Gemeinde Lautertal tritt dem noch zu gründenden Verein Archivpflegewesen bei.

Der Vereinszweck besteht in der Förderung und Weiterentwicklung der kommunalen

Archivpflege in den Städten und Gemeinden des Landkreises Coburg. Er wird insbesondere

verwirklicht durch Vorhalten von geeignetem Fachpersonal, das den Vereinsmitgliedern vor

Ort auf dem Gebiet der Archivarbeit zur Verfügung gestellt wird.

Die Gemeinden sind nach Art. 57 Abs. 1 GO i. V. m. Art. 13 Abs. 1 und 2 BayArchivG

verpflichtet, für die Archivierung ihrer Unterlagen in einem Archiv eigenverantwortlich Sorge

zu tragen. Ziel des Vereins ist es, auf der Grundlage partnerschaftlichen Zusammenwirkens

dazu beizutragen, dass die verschiedenen mit dem gesetzlichen Archivierungsauftrag

verbundenen Aufgaben in noch größerem Umfang und noch besserer Qualität erfüllt werden.

Die Verwaltung wird beauftragt, mit weiterhin interessierten Städten und Gemeinden sowie dem Landkreis die Vereinsgründung vorzubereiten. Hierzu sind eine Satzung und eine Geschäfts- und

Beitragsordnung zu erstellen und dem Gemeinderat erneut zur Beschlussfassung vorzulegen.“

 

 

Die Gründung des Vereins kam bislang seitens der Landkreisverwaltung nicht zustande.

In den vergangenen Gemeinderatssitzungen wurden immer wieder Bedenken vorgetragen, inwieweit der Beitritt zum Archivpflegeverein im Hinblick auf das Kosten-/Nutzenverhältnis tatsächlich sinnvoll ist.  GR Martin Rebhan bat darum, in der Gemeinderatssitzung am 05.03.2020 erneut über die Frage des Beitritts zum Archivpflegeverein abzustimmen, damit sowohl der Landkreis als auch die Gemeinde Lautertal Planungssicherheit haben.

 

Laut Rücksprache mit der zuständigen Fachbereichsleiterin im Landratsamt, Frau Brigitte Keyser, betragen die anteiligen Kosten für die Gemeinde Lautertal ca. 20.000 € für einen Zeitraum von fünf Jahren. Hierfür steht der Gemeinde ein Archivpfleger mit einem Kontingent von 290 Stunden zur Verfügung.

 

Am 02.08.2019 erfolgte ein Besuch des Leiters des Staatsarchivs Coburg, Herr Dr. Alexander Wolz, in der Gemeinde Lautertal. Dabei erfolgte auch eine Inaugenscheinnahme des Gemeindearchivs. Im Anschluss wurden Möglichkeiten erörtert, mit welchen Maßnahmen das Gemeindearchiv auf professionelle Füße gestellt werden kann.

 

Nach den Ausführungen von Herrn Dr. Wolz ist die Archivpflege eine Daueraufgabe, die kaum im Nebenamt oder von Zeit von Zeit mit einem gewissen Stundenkontingent zu erfüllen sind. Da es einer kleinen Kommune nicht zumutbar ist, einen eigenen Archivar anzustellen, setzt hier der Verein zur Förderung der kommunalen Archivpflege an. Der grundsätzliche Neuaufbau eines Gemeindearchivs ist ohne vertiefte Fachkenntnisse kaum zu bewerkstelligen. Erst wenn das Archiv über einen geeigneten Grundstock verfügt, ist es möglich, mit angelernten Kräften das Archiv weiter auszubauen. Die vollständige Niederschrift über den Besuch von Herrn Dr. Wolz in der Gemeinde Lautertal ist als Dokument angehängt.

 

Trotz der Feststellungen von Herrn Dr. Wolz sieht sich die Verwaltung in der Lage, das Gemeindearchiv entsprechend der gesetzlichen Vorgaben einzurichten und zu pflegen. Hierzu ist kein kompletter Neuaufbau notwendig, es kann auf einen zufriedenstellenden Istzustand aufgebaut werden. Es ist jedoch notwendig, dass das Gemeindepersonal entsprechend geschult wird. Ggf. ist auch die Einstellung einer Kraft im Nebenjob notwendig.

 

Wegen der hohen Kosten, der weiterhin ungeklärten Einzelheiten seitens des Landratsamtes bezüglich der Gründung und der tatsächlichen Ausführung des Vereins und aufgrund der Möglichkeit einer kostengünstigeren Abwicklung in Eigenregie, sieht die Verwaltung keine absolute Notwendigkeit dem noch zu gründenden Archivpflegeverein beizutreten.

Beschluss:

 

Die Gemeinde Lautertal tritt dem noch zu gründenden Archivpflegeverein nicht bei. Der Beschluss zu TOP Ö 6 der 45. Sitzung des Gemeinderates vom 07.12.2017 wird insoweit aufgehoben.